Zgodnie z treścią Kodeksu Pracy, jeśli chodzi o obowiązki Pracodawcy wobec Pracownika zatrudnionego na umowę o pracę:
1. Trzeba zrobić badania lekarskie (wskazujące na brak przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku – one powinny zostać przeprowadzone na koszt pracodawcy, na podstawie wystawionego skierowania na badania);
2. Trzeba przeprowadzić szkolenie BHP (wystarczy podpisać z pracownikiem oświadczenie, że został przeszkolony np. przez właściciela – chyba, że firma realizuje specjalistyczne czynności typu roboty ogólnobudowlane, roboty na wysokościach, itd.);
3. Trzeba wysłać zgłoszenie do ZUS (obowiązkowo prosimy o poinformowanie nas, jako biura rachunkowego o nowym pracowniku w ciągu 7 dni od daty jego zatrudnienia);
4. Pracownik musi wypełnić kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz po zatrudnieniu musi dodatkowo uzupełnić kwestionariusz osoby już pracującej (mimo dużego podobieństwa – to dwa odrębne dokumenty, które muszą trafić do biura rachunkowego).
Na etapie rozmów kwalifikacyjnych należy skserować CV Pracownika i schować do akt osobowych. Jeśli w CV są wpisane ukończenie szkoły/uczelni to trzeba uzyskać kserokopię dokumentu poświadczającego ten fakt (dyplom ukończenia studiów/dyplom ukończenia szkoły) i schować do akt osobowych. Jeśli Pracownik ma zdaną maturę i wpisał to w CV to też trzeba na to dokument (czyli ksero matury). Potwierdzenia faktów wypisanych w CV należy udokumentować kserem tych dokumentów i schować do akt osobowych pracownika. Jeśli były jakieś szkolenia/kursy – to również ksero potwierdzenia i do akt.
Dość istotna kwestia to przebieg poprzedniego zatrudnienia Pracownika – trzeba wyraźnie zapytać o to czy ma jakieś świadectwa pracy z poprzednich firm. Świadectwa te będą potrzebne do wyliczenia przysługującego urlopu – jeśli Pracownik ich nie ma, to musi sporządzić oświadczenie o braku świadectw pracy z poprzednich firm, w których pracował.
Części akt osobowych Pracownika
Wyróżniamy cztery główne kategorie (działy) akt osobowych Pracownika. Dzielą one dokumenty danego Pracownika ze względu na rodzaj dokumentu.
CZĘŚĆ A (dokumenty związane z ubieganiem się o pracę):
– skierowania na badania lekarskie,
– orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
– badania okresowe lub kontrolne (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu Pracy).
CZĘŚĆ B (nawiązanie stosunku pracy, przebieg zatrudnienia i oświadczenia pracownika):
– oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
– umowa o pracę lub potwierdzenie zawarcia umowy,
– zakres obowiązków Pracownika (podpisany przez właściciela i pracownika),
– dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138)
– potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy, obwieszczeniami, z przepisami dot. BHP, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego stanowiska/rodzaju wykonywanej pracy lub pełnionej funkcji w firmie
– potwierdzenie otrzymania informacji przez pracownika w zakresie: warunków zatrudnienia, zmiany warunków zatrudnienia; celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu w firmie (o ile istnieje); o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed występującymi zagrożeniami
– potwierdzenie otrzymania informacji przez pracownika MŁODOCIANEGO w zakresie ryzyka zawodowego oraz w zakresie ochrony przed występującymi zagrożeniami
– dokument potwierdzający odbycie szkolenia BHP przez pracownika
– oświadczenie dotyczące wypowiedzenia warunków pracy, płacy lub zmian w zakresie tych warunków w określonym trybie
– dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia należącego do firmy z obowiązkiem zwrotu, rozliczenia oraz odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie
– dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji pracownika (ukończone kursy, szkolenia)
– dokumenty dotyczące przyznanych nagród, wyróżnień
– dokumenty dotyczące urlopu (wniosek o urlop, informacje dotyczące urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, wychowawczego lub rodzicielskiego)
– dokumenty związane z łączeniem korzystania urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu
– dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy (w przypadku pracownika korzystającego z urlopu wychowawczego)
– oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
– dokumenty dotyczące urlopu bezpłatnego
– skierowania na badania lekarskie i orzeczenia w tej sprawie (patrz: część A akt osobowych)
– umowy o zakazie konkurencji lub zachowaniu określonej tajemnicy
– wnioski pracownika o poinformowaniu OIP (okręgowy inspektorat pracy) o zatrudnieniu pracownika pracującego w nocy – oraz kopia wydanej informacji dla pracownika przez pracodawcę (skierowana do OIP)
– dokumenty związane z współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową
– dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
CZĘŚĆ C (zakończenie stosunku pracy, ustanie zatrudnienia):
– oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
– wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
– dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
– kopia wydanego świadectwa pracy
– potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z postępowaniem egzekucyjnym
– umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia
– skierowania na badania lekarskie w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy)
CZĘŚĆ D (kary porządkowe pracownika):
– dokumenty dotyczące ukarania pracownika w trybie dyscyplinarnym
– dokumenty dotyczące ponoszenia odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu
Przechowywanie dokumentacji Pracowników
Akta osobowe pracowników przechowujemy my – jako biuro rachunkowe – lub Państwo jak właściciele firmy. Można przechowywać je zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (skany z wyraźnymi podpisami). W przypadku przechowywania ich w postaci elektronicznej, oryginały muszą znajdować się w siedzibie firmy lub zarządu. Akta osobowe muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Akta osobowe przechowywane w wersji papierowej przechowuje się przez okres 50 lat od daty zatrudnienia pracownika; natomiast jeśli akta osobowe przechowujemy elektronicznie – okres ich przechowywania to 10 lat od daty zatrudnienia pracownika.
ARTYKUŁ OPRACOWAŁ:
Autor: Kamil Jakub Al Janabi
Stanowisko: Główny Księgowy
Dział Płatności i Rozliczeń BlackGroup.pl
————
E-mail: bok@blackgroup.pl
