Jeśli chodzi o przeniesienie obsługi księgowej (już księgowanej przez inne biuro) spółki z o. o. do podpisania umowy wymagamy dostarczenia do nas kompletu dokumentów z obecnego biura rachunkowego.
Dopiero po ich przeanalizowaniu podejmujemy decyzję w sprawie możliwości dalszego prowadzenia ksiąg przez nasze biuro.
Niestety często zdarza się tak, że w dokumentacji księgowej od poprzedniego biura rachunkowego występują liczne błędy lub niejasności, które najpierw należy wyjaśnić z obecnym biurem abyśmy my mogli przejąć dalsze księgowania. Nie podejmujemy współpracy bez analizy dokumentów stworzonych przez poprzednie biuro rachunkowe.
UWAGA! Pamiętaj, że Twoje poprzednie biuro rachunkowe ma obowiązek przechowywania wszystkich poniższych dokumentów i musi wydać je na Twoje polecenie. Jeżeli brakuje Ci jakichkolwiek dokumentów – skontaktuj się z nami, pomożemy w odzyskaniu dokumentacji.
W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentacji z poprzedniego biura – niezbędne jest odtworzenie ksiąg, czym również możemy się zająć.
Rodzaj potrzebnych dokumentów do prawidłowego i pełnego przejęcia księgowości w trakcie trwania roku podatkowego (roku obrachunkowego = roku obrotowego) zależy od formy prawnej Państwa firmy. Poniżej przedstawiamy szczegóły dla każdego rodzaju działalności gospodarczej.
UWAGA! Jeśli Twoje poprzednie biuro rachunkowe korzystało z programu księgowego firmy: RAKS SQL, Comarch XL, Symfonia, enova365 – poproś o wygenerowanie bazy danych z ich programu. Do rozpoczęcia współpracy z naszym biurem wystarczy przesłanie tej bazy (dzięki temu proces przenosin przebiegnie szybciej).
PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ (SPÓŁKI, FUNDACJE)
Dokumenty najbardziej istotne są pogrubione. Wymagamy ich bezwzględnie.
1. umowa spółki (można pobrać z KRS S24 lub jeśli była zawarta u notariusza to ksero/skan)
2. plan kont (na ostatni dzień współpracy z danym biurem) – plik PDF lub Excel
3. tabela amortyzacyjna (z widocznymi odpisami miesięcznymi oraz wartością początkową) – plik PDF lub Excel
4. ewidencja środków trwałych (jeśli to ten sam dokument co tabela amortyzacyjna – można pominąć) – plik PDF lub Excel
5. ostateczne wersje złożonych deklaracji VAT (pliki JPK XML + ewentualne wizualizacje PDF) + UPO
6. zestawienie obrotów i sald na ostatni dzień współpracy z danym biurem – PLIK EXCEL (XLSX)
7. zestawienie analitycznych zapisów na kontach wynikowych i bilansowych na ostatni dzień współpracy z danym biurem (tzw. dziennik księgowań) – PLIK EXCEL (XLSX)
8. zestawienie nierozliczonych rozrachunków na ostatni dzień współpracy z danym biurem – PLIK EXCEL (XLSX) lub plik PDF
9. ostatnia złożona deklaracja CIT8, PIT4R i JPK_V7 (za ostatni okres współpracy z danym biurem – plik PDF
10. sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (plik XML
Dokumenty mniej istotne – ale je również powinni Państwo otrzymać z poprzedniego biura:
– polityka rachunkowości
– ostateczne wersje złożonych deklaracji VAT UE + UPO
– złożony formularz CIT za ostatni rok obrotowy (w przypadku prowadzenia działalności dłużej niż rok wymagamy CITów za 5 ostatnich lat) + UPO
– deklaracje PIT-4 (za wszystkie lata które prowadziło dane biuro)
– deklaracje PIT-11 (za wszystkich pracowników, za wszystkie lata które prowadziło dane biuro)
– rejestr zakupu oraz sprzedaży, który jest do rozliczenia w następnych okresach rozliczeniowych (czyli faktury sprzedaży/zakupu, które zostały zaksięgowane w podatku dochodowym ale są do rozliczenia w kolejnych okresach)
– rejestr nieopłaconych faktur zakupu (na dzień zakończenia współpracy z danym biurem)
– rejestr nieopłaconych faktur sprzedaży (na dzień zakończenia współpracy z danym biurem)
– bilans początkowy na pierwszy dzień danego roku podatkowego (bieżący rok)
– pełne sprawozdanie z tabelą podatkową (tj. wskazanie różnicy między wynikiem podatkowym a bilansowym – wyjaśnienie z czego wynika, wyliczenie)
– sprawozdania finansowe jeśli były sporządzane (kopia wszystkich ostatecznych wersji sprawozdań) – pliki XML
– wydruki z księgi za poszczególne zamknięte okresy rozliczeniowe tj. dziennik + obroty i salda – PLIKI PDF
SPRAWY KADROWE – jeśli występowali pracownicy:
– akta osobowe
– karty wynagrodzeń
– listy płac
– rachunki do umów cywilnoprawnych
– baza płatnika lub papierowe wersje złożonych deklaracji
– kopie deklaracji ZUA/ZWUA
– tabelę prezentującą aktualne zatrudnionych pracowników (imię, nazwisko, pesel, adres, od kiedy – do kiedy, rodzaj umowy, warunki płacowe)
KPIR (KSIĄŻKA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW) / RYCZAŁT – JEDNOOSOBOWE DZIAŁALNOŚCI
– wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe (podatek liniowy/skala podatkowa) a w przypadku ryczałtu – ewidencja przychodów zamiast KPIR,
– rejestry VAT zakupów i sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT),
– wszelkie ewidencje dodatkowe: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
– deklaracje rozliczeniowe ZUS złożone za ostatnie 12 miesięcy,
– deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania (ostatnie 12 m-cy),
– struktury JPK wraz potwierdzeniem wysyłki (ostatnie 12 m-cy),,
– dokumentację związaną z kadrami i płacami (ostatnie 12 m-cy),,
– faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy,
– wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego
PRZENOSINY – KROK PO KROKU:
- Wypowiedz umowę dla obecnego biura rachunkowego
Pamiętaj żeby sprawdzić z jakim okresem wypowiedzenia możesz ją wypowiedzieć. Czasami proces przenosin może potrwać do 30 dni. - Podpisz umowę z naszym biurem rachunkowym BlackGroup.pl
Po podpisaniu umowy pomagamy w zdobyciu dokumentów od poprzedniego biura rachunkowego i całym procesie przenosin za 0 zł. - Odbierz dokumenty od poprzedniego biura rachunkowego.
UWAGA! Twoje poprzednie biuro rachunkowe powinno sporządzić protokół odbioru, w którym potwierdzą oni m.in., że dokumentacja jest kompletna. Następnie wszystkie uzyskane dokumenty należy przekazać do naszego biura. - Prześlij nam uzyskaną dokumentację z poprzedniego biura – zweryfikujemy jej poprawność, sprawdzimy czy wszystko jest w porządku i wtedy podpiszemy umowę na dalsze prowadzenie ksiąg Twojej firmy.
