FAKTURA – czym jest, jakie są jej rodzaje?
Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Posiadanie jej, co do zasady, warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego i tym samym pozwala na realizację zasady neutralności VAT.
Faktury można również wystawić i przesyłać w formie elektronicznej i są one traktowane na równi z fakturami w formie papierowej. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku faktur przesyłanych (udostępnianych) w formie elektronicznej podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie (również elektronicznej), niezależnie od formy w jakiej zostały wysłane.
Rodzaje faktur – jakie istnieją rodzaje faktur?
W naszym artykule zostaną omówione trzy główne (najczęściej spotykane) rodzaje faktur:
– faktura uproszczona
– faktura/nota korygująca
– faktura pro-forma
Elementy faktury – budowa faktury
Przepisy w zakresie podatku od towarów i usług określają minimalne wymogi formalne faktury. Faktura powinna zawierać m.in.:
– datę wystawienia;
– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
– numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem określonej czynności dostawy lub świadczenia usług, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
– miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
– cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
– kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
– stawkę podatku;
– sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
– kwotę należności ogółem;
– w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatników stosujących metodę kasową – wyrazy “metoda kasowa”;
– w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT – wyraz “samofakturowanie”;
– w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy “odwrotne obciążenie”;
– w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług lub przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, wskazanie podstawy prawnej zwolnienia,
– w przypadku dostawy towarów w postępowaniu egzekucyjnym – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
– w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
– w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w przypadku pojazdów lądowych), liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu (w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych);
– w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
– w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia usług, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
– numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości do-danej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.
Dodatkowe dane wymagane są m.in. w przypadku świadczenia usług turystyki oraz dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których to czynności podstawą opodatkowania jest kwota marży.
Uwaga: Przepisy ustawy o VAT zawierają również katalog informacji, które nie są wymagane na fakturze oraz informacje, które mogą, ale nie muszą być zawarte w fakturze.
Podatnik może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości poszczególnych dostarczonych towarów i wykonanych usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.
Ile egzemplarzy faktury trzeba wystawić i jak zaokrąglać kwoty?
Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.
Uwaga: Faktury, co do zasady, wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Nie ma obowiązku podpisywania faktur, jak również nie ma obowiązku oznaczania ich jako „oryginał”, „kopia”.
Numer NIP nabywcy widoczny na fakturze
Nie ma obowiązku podawania na fakturze numeru NIP w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czy też nieposługujących się takim numerem, jak również podmiotów z państw trzecich. Istnieje natomiast możliwość niepodawania numeru, za pomocą którego nabywca (inny podatnik) jest zidentyfikowany dla podatku w sytuacji sprzedaży energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiotelekomunikacyjnych oraz świadczenia usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, z wyjątkiem jednak przypadku, gdy dana transakcja będzie dokumentowana fakturą uproszczoną. Podatnik dokonujący zatem ww. czynności na rzecz innego podatnika, w przypadku transakcji do 450 zł, będzie miał wybór czy dokumentować tę transakcję fakturą „pełną”, jedynie bez numeru identyfikacyjnego VAT nabywcy, czy też wystawiać fakturę uproszczoną, niezawierającą żadnych innych danych identyfikujących nabywcę poza tym numerem.
Faktura uproszczona
Faktury uproszczone wystawiane są, w przypadku gdy kwota faktury nie przekracza 100 euro lub równowartości tej kwoty w walucie krajowej. Przyjęta kwota 450 zł uwzględnia zasady przeliczania kwot.
Elementy jakie co najmniej powinna zawierać faktura uproszczona:
– daty wystawienia faktury;
– danych identyfikacyjnych podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi;
– danych określających rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
-należnego VAT lub danych potrzebnych do jego obliczenia
– w przypadku gdy wystawiona faktura jest dokumentem lub notą uznaną za fakturę, wyraźnego i jednoznacznego odniesienia do tej faktury pierwotnej oraz konkretnych danych, które ulegają zmianie.
Zauważyć należy, iż wprowadzone w cyt. wyżej wyrażenie „co najmniej” przyznaje państwom członkowskim pewną dowolność w zakresie określania danych, które musi zawierać faktura uproszczona, wskazując jednocześnie katalog danych umieszczanych obligatoryjnie na tego rodzaju dokumencie.
Faktury uproszczone nie mogą być wystawiane w przypadku:
– wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
– sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz na terytorium kraju,
– przypadku gdy faktura wystawiana jest na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
– dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca.
W tym miejscu należy wyjaśnić, iż odręczne dopisanie na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy nie czyni zadość wymogom przewidzianym przepisami dla wystawiania faktur i tym samym tak sporządzony paragon nie może zostać uznany za fakturę uproszczoną.
Podkreślenia wymaga, że możliwość wystawienia faktury uproszczonej w przypadku transakcji o wartości do 450 zł (lub 100 euro) nie oznacza, że nie można wystawiać w takiej sytuacji faktury zawierającej pełną ilość danych.
Faktura uproszczona daje nabywcy towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu transakcji, które są dokumentowane tą fakturą.
Faktura / nota korygująca
W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, udzielono innych opustów i obniżek cen, dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury – podatnik wystawia fakturę korygującą.
Faktura korygująca powinna zawierać:
– wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
– numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
– dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą; przyczynę korekty; jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej; w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Uwaga: W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka, a także może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o l/AT oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.
Nota korygująca
Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki w zakresie danych wskazanych przez ustawodawcę, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury i powinna zawierać:
– wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
– numer kolejny i datę jej wystawienia;
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
– wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Faktura PRO-FORMA
Faktura PRO-FORMA nie jest dokumentem księgowym – oznacza to, że podatnik, który taki dokument wystawia, nie ma obowiązku zapłacenia podatku VAT od takiej faktury (taki obowiązek występuje tylko przy wystawieniu normalnej faktury VAT). Faktura PRO-FORMA jest tylko dokumentem handlowym, nie stanowi ona podstawy do naliczenia podatku od danej transakcji.
Faktura a kasa rejestrująca (kasa fiskalna)
W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Zasada ta nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
W przypadku, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
Terminy wystawiania faktur
Fakturę wystawia się, co do zasady, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, skutkującej zgodnie z przepisami obowiązkiem wystawienia faktury, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Istnieją również przypadki, w których zastosowanie ma szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. Fakturę wystawia się nie później niż:
– dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano- montażowych;
– dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1);
– dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
– dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;
– dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
Więcej informacji na temat faktur znajdziesz w naszym artykule:
ARTYKUŁ OPRACOWAŁ:
Autor: Kamil Jakub Al Janabi
Stanowisko: Główny Księgowy
Dział Płatności i Rozliczeń BlackGroup.pl
————
E-mail: bok@blackgroup.pl
