Najlepiej podjąć współpracę z biurem rachunkowym jeszcze przed rozpoczęciem działalności. To właśnie na samym początku należy podjąć wiele istotnych i trudno odwracalnych decyzji takich jak forma opodatkowania czy sposób prowadzenia dokumentacji rachunkowej. Na poziomie wyboru biura powinno się ustalić też sposób komunikacji. Warto o to zadbać już na samym początku – dobrze ustalone procedury komunikacji na pewno przyczynią się do lepszej i sprawniejszej współpracy.
Przekazywanie dokumentów
Najważniejszym elementem komunikacji z biurem rachunkowym jest sposób przekazywania dokumentów księgowych. Wiele z nich nadal wymaga przekazywania im dokumentów w formie papierowej. Współpracę można prowadzić też przekazując dokumenty drogą elektroniczną. W jednym i drugim przypadku istotna jest terminowość ich dostarczania po naszej stronie. Jeżeli przesyłamy dokumenty w formie elektronicznej należy zadbać o czytelność zdjęć i skanów dokumentów. Jeżeli robimy zdjęcia telefonem to warto skorzystać z jednej z wielu aplikacji do skanowania dokumentów. Gdy zależy nam na możliwości spotkania się z księgowością, nie wybierajmy usług biura z drugiego końca Polski!
Rodzaj kontaktu
Kwestia preferowanego sposobu komunikacji z biurem powinna być jednym z czynników wyboru biura. Na początku współpracy powinniśmy ustalić, domyślną formę kontaktu – email, telefon, osobiste spotkania, czy komunikator. Warto trzymać się jednej formy, by móc łatwo odnaleźć starsze wątki. Odradzam ulotne rozmowy telefoniczne, lepiej mieć najważniejsze informacje zapisane w wiadomości mailowej. Kolejnym istotnym elementem komunikacji jest jej dwustronność. Nie mam tu na myśli codziennego zdawania raportu z działalności lecz proste informowanie o nietypowych sprawach, planach na rozwój, i kanałach sprzedaży. Dzięki temu, księgowy będzie mógł wskazać ewentualne obowiązki, które trzeba spełnić jeszcze przed podjęciem działania lub o konsekwencjach danych rozwiązań. Ważne, aby ograniczyć informacje do relewantnych i przekazywać to co istotne w perspektywy podatkowej. Relacja z biurem rachunkowym powinna opierać się na otwartości, zaufaniu oraz poszanowaniu czasu drugiej strony.
Jak to jest w przypadku BlackGroup.pl?
W przypadku naszej firmy preferujemy kontakt mailowy. Dzięki temu zarówno my – jako biuro rachunkowe, jak i nasz Klient posiadamy pełną wiedzę w korespondencji mailowej, co ułatwia komunikację oraz odszukanie istotnych informacji z przeszłości. Prowadzenie korespondencji w formie mailowej usprawnia współpracę oraz powoduje, że wszystko mamy udokumentowane – zarówno przekazywane dla Klienta informacje, jak i informacje przekazywane przez Klienta do biura.
W sprawach istotnych wymagających bezpośredniego kontaktu istnieje możliwość spotkania z nami w jednym z naszych biur w Białymstoku, Warszawie i Łodzi. Spotkania umawiane są indywidualnie z określonym Klientem – w zależności od przedmiotu spotkania może być ono dodatkowo płatne lub bezpłatne (ustalane jest to przed spotkaniem indywidualnie z danym Klientem).
Godziny pracy Kancelarii Podatkowej BlackGroup.pl można odszukać w zakładce KONTAKT w menu głównym – pracujemy w ściśle określonych godzinach i w tych godzinach można się z nami skontaktować.
Dokumenty można przesyłać do naszego biura w formie:
– paczek kurierskich/pocztowych na adres siedziby głównej (adres w zakładce KONTAKT)
– przesyłanie skanów/zdjęć/plików PDF i innych plików elektronicznych (spakowanych do jednego archiwum *.rar lub *.zip) drogą mailową raz w miesiącu
– przesyłanie wszystkich dokumentów poprzez aplikację SALDEO Smart (dostępną również na urządzenia mobilne!)
ARTYKUŁ OPRACOWAŁ:
Autor: Kamil Jakub Al Janabi
Stanowisko: Główny Księgowy
Dział Płatności i Rozliczeń BlackGroup.pl
————
E-mail: bok@blackgroup.pl
