Sprawozdanie Finansowe – ważne terminy i zawartość

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument przedstawiający sytuację finansową (i wyniki) firmy na ściśle określony dzień (tzw. dzień bilansowy).

Kto sporządza sprawozdanie finansowe?

Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy jest ostatnim dniem roku kalendarzowego. Podmioty zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego są określone w Ustawie o Rachunkowości.

Obowiązek ten spoczywa na podmiotach prowadzących księgi rachunkowe. Zobligowane do sporządzenia sprawozdania są również te podmioty, które dobrowolnie wybrały jako sposób ewidencjonowania pełne księgi rachunkowe. Nie ma tutaj znaczenia forma organizacyjna prowadzonej działalności, lecz metoda ewidencjonowania przychodów i rozchodów. Dlatego też obowiązek ten może spoczywać zarówno na spółce kapitałowej (np. spółce z o. o.), na spółce osobowej (np. spółce partnerskiej) jak też na osobie fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego w ustawowym terminie należy do obowiązków członków zarządów spółek kapitałowych, wspólników prowadzący spraw spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej lub komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej, likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym, a także członków innych organów zarządzających pozostałymi jednostkami, do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości za terminowe sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki (np. Zarząd Spółki z o. o.).

Ważne terminy – kiedy trzeba sporządzić, złożyć i zatwierdzić sprawozdanie?

Zgodnie z przepisami sprawozdanie finansowe:

• sporządza się w ciągu 3 miesięcy od daty zakończenia roku obrotowego (w przypadku zakończenia roku obrotowego 31 grudnia – sprawozdanie należy sporządzić do końca marca),
• w ciągu kolejnych 3 miesięcy należy zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (na którym Zarząd Spółki przedstawia sprawozdanie Udziałowcom i dokonuje się jego zaakceptowania w formie uchwały oraz podejmuje się uchwałę dotyczącą pokrycia straty/podziału zysku wypracowanej/wypracowanego przez Spółkę w poprzednim roku)
• w ciągu 14 dni od daty zaakceptowania sprawozdania finansowego (zazwyczaj od daty Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, na którym doszło do akceptacji sprawozdania) należy złożyć je do KRS.

W związku ze stanem epidemii w roku 2021 powyższe terminy dotyczące sprawozdań finansowych zostały przedłużone o 3 miesiące, to znaczy:

• sprawozdanie należy sporządzić do 30 czerwca 2021r. (za rok 2020),
• sprawozdanie należy zaakceptować do 30 sierpnia 2021r. (za rok 2020),
• maksymalnie do 14 września 2021r. należy złożyć Sprawozdanie do KRS (za rok 2020).

Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe danego podmiotu składa się z następujących elementów:

1. Bilans
2. Rachunek Zysków i Strat
3. Informacja Dodatkowa
4. Rachunek przepływów pieniężnych (tzw. cash-flow) – tylko w przypadku większych podmiotów
5. Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym – tylko w przypadku większych podmiotów
6. Dodatkowe załączniki, które należy złożyć do KRS razem ze sprawozdaniem:
   – sprawozdanie z działalności (tylko w przypadku większych podmiotów)
   – uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie
   – uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
   – opinię lub sprawozdanie biegłego rewidenta (o ile sprawozdanie podlegało badaniu)

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w języku polskim i w walucie polskiej.

Jakie cechy musi mieć sprawozdanie finansowe?

• zupełność – bilans sprawozdania finansowego ma obejmować dane dotyczące zdarzeń gospodarczych z danego okresu;
• rzetelność – składniki majątkowe firmy muszą być zaprezentowane zgodnie ze stanem rzeczywistym co do ich rodzaju i wartości;
• sprawdzalność – oznacza, że pozycje bilansu można porównać ze źródłami, których one pochodzą pod względem ich kompletności i poprawności;
• ciągłość – oznacza, że zamknięcie okresu jest jednocześnie otwarciem następnego;
• przejrzystość – bilans ma umożliwiać analizę stanu środków i źródeł ich finansowania oraz ma przedstawiać sytuację finansową firmy dlatego najlepiej gdy jest ona sporządzony w odpowiedniej formie a jego pozycje są uporządkowane według treści ekonomicznej.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania do KRS w terminie?

Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie wiąże się z poniesieniem odpowiedzialności, przy czym dotyczy to zarówno samej firmy jak i jej kierownictwa.

Za niezłożenie grozi między innymi:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki – na przykład członka zarządu, prezesa – od 10 do 540 stawek dziennych;
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki – od miesiąca do 2 lat;
• postępowanie przymuszające;
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS;
• ustanowienie kuratora.

W stosunku do podmiotów, które nie złożyły sprawozdania finansowego stosowany jest tzw. tryb postępowania przymuszającego. Oznacza to, że są one wzywane przez KRS do złożenia sprawozdania w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia. Niezastosowanie się do wezwania grozi karą lub rozwiązaniem spółki.

W przypadku wezwania KRS do złożenia sprawozdań rocznych, nie zostały one złożone za dwa kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Proces złożenia sprawozdania finansowego do KRS opisujemy krok po kroku w naszym artykule na ten temat:
Składanie sprawozdania finansowego do KRS – poradnik (Plik PDF)

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe sporządza się i przesyła do KRS i do Krajowej Administracji Skarbowej tylko w formie elektronicznie. Struktura i format takiego sprawozdania zostały szczegółowo określone przez Ministerstwo Finansów.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Ze względu na to, że sprawozdania finansowe są przesyłane elektronicznie, muszą być one odpowiednio podpisane:

• profilem zaufanym,
• podpisem kwalifikowanym, przy czym dotyczy to osób uprawnionych do reprezentacji firmy, które mają założone konto w systemie e-KRS.

ARTYKUŁ OPRACOWAŁ:

Autor: Kamil Jakub Al Janabi
Stanowisko: Główny Księgowy
Dział Płatności i Rozliczeń BlackGroup.pl
————
E-mail: bok@blackgroup.pl